أصبح البريد الإلكتروني من أهم أدوات التواصل في العمل، سواء بين الموظفين داخل الشركات أو مع العملاء. ومع كثرة الرسائل اليومية، قد يتحول صندوق الوارد في Gmail إلى مساحة مزدحمة يصعب معها العثور على الرسائل المهمة في الوقت المناسب.
لكن Gmail يوفر مجموعة من الأدوات التي تساعد على ترتيب الرسائل وإدارتها بطريقة أكثر كفاءة، بدءًا من التصنيفات والفلاتر، وصولًا إلى الأرشفة والتأجيل وصناديق البريد المتعددة. وفيما يلي 15 طريقة تساعدك على تنظيم بريدك الإلكتروني وتقليل الفوضى.
1. خصص تصميم صندوق الوارد
ابدأ بتنظيم واجهة Gmail بما يتناسب مع طريقة استخدامك للبريد الإلكتروني. من خلال رمز الإعدادات. يمكنك الوصول إلى «الإعدادات السريعة» وتعديل بعض الخيارات، مثل طريقة عرض الرسائل وجزء القراءة.
كما يمكنك الانتقال إلى «عرض جميع الإعدادات» ثم قسم «البريد الوارد» لاختيار طريقة عرض الرسائل والفئات التي تريد ظهورها.
2. اجمع الرسائل في محادثات
يساعد عرض المحادثات على تجميع الرسائل التي تحمل الموضوع نفسه في سلسلة واحدة، بدلًا من ظهور كل رسالة بشكل منفصل.
كما يمكن تفعيل هذه الخاصية من علامة تبويب «عام» داخل الإعدادات، ثم الوصول إلى خيار «عرض المحادثات». وقد تعرض الرسائل بشكل منفصل إذا تغير عنوان الموضوع أو تجاوزت المحادثة عددًا كبيرًا من الرسائل.
3. استخدم صندوق بريد مشترك للعملاء
وبحسب “supportbee” عند إدارة رسائل العملاء ضمن فريق، يمكن لصندوق البريد المشترك. أن يساعد على متابعة الرسائل وتوزيعها بين أعضاء الفريق، بحيث لا تضيع الرسائل المهمة وسط التدفق اليومي.
كما توفر بعض خدمات البريد التعاوني إمكانية قراءة الرسائل والرد عليها أو تعديلها من قبل أعضاء الفريق. مع إمكانية دمجها مع الأدوات المستخدمة في العمل.
4. فعل فئات البريد الوارد
يقسم Gmail الرسائل إلى فئات مختلفة، مثل الرسائل الأساسية والعروض الترويجية ووسائل التواصل الاجتماعي والتحديثات والمنتديات.
كما يمكنك اختيار الفئات التي تريد ظهورها في صندوق الوارد من خلال إعدادات البريد الوارد. ما يساعد على فصل الرسائل التسويقية وغير الأساسية عن الرسائل التي تحتاج إلى متابعة مباشرة.
5. أنشئ فلاتر لتنظيم الرسائل
تتيح الفلاتر في Gmail أتمتة التعامل مع الرسائل الجديدة وفق معايير محددة، مثل المرسل أو المستلم أو الموضوع أو التاريخ أو وجود مرفقات.
كما يمكن إنشاء فلتر من مربع البحث عبر خيارات البحث المتقدمة، ثم تحديد الشروط المطلوبة واختيار «إنشاء فلتر». كما يمكن الضغط على «المزيد» بجوار رسالة معينة واختيار «تصفية الرسائل المشابهة».
6. أنشئ تصنيفات للرسائل
تعمل التصنيفات في Gmail بطريقة تشبه المجلدات، وتساعد على تقسيم الرسائل وفق موضوعها أو طبيعة العمل المرتبط بها.
كما يمكن إنشاء تصنيف جديد من رمز التصنيف الموجود في شريط الأدوات، أو إدارة التصنيفات من الإعدادات. مع إمكانية اختيار إظهارها أو إخفائها في الشريط الجانبي.
7. استخدم التعليقات الداخلية عند العمل الجماعي
تتيح بعض أدوات دعم العملاء إضافة تعليقات داخلية إلى الرسائل، بحيث يستطيع أعضاء الفريق مناقشة. موضوع الرسالة دون ظهور هذه المناقشات للعميل أو المستلم.
كما تفيد هذه الخاصية في تنسيق الردود وتبادل المعلومات بين أعضاء الفريق قبل التواصل مع العميل.
8. أرشف الرسائل القديمة
إذا كنت ترغب في الاحتفاظ برسالة دون أن تظل ظاهرة في صندوق الوارد، يمكنك استخدام خيار «الأرشفة». وتظل الرسائل المؤرشفة محفوظة ويمكن الوصول إليها من قسم «جميع الرسائل» عند الحاجة.
9. اكتم سلاسل البريد المزعجة
عندما تصبح إحدى المحادثات طويلة وتتكرر فيها الردود دون حاجتك إلى متابعة كل تحديث، يمكنك استخدام خيار «كتم الصوت». وبذلك لن تظهر الردود الجديدة على السلسلة في صندوق الوارد، مع بقاء الرسائل محفوظة وإمكانية الوصول إليها من «جميع الرسائل».
10. وزع الرسائل على أعضاء الفريق
تتيح بعض حلول البريد التعاوني إسناد الرسائل إلى موظفين أو فرق محددة. بحيث تظهر الرسالة في صندوق الوارد العام وكذلك لدى الشخص المسؤول عنها. ما يساعد على تحديد المسؤوليات ومتابعة الردود.
11. استخدم صناديق بريد متعددة
يمكن لمستخدمي Gmail على أجهزة الكمبيوتر إعداد صناديق بريد متعددة داخل الحساب نفسه. وتتيح هذه الخاصية عرض ما يصل إلى خمسة استعلامات مختلفة. بجوار صندوق الوارد الرئيسي، لتسهيل متابعة أنواع محددة من الرسائل.
12. أنشئ عناوين بريد متعددة
يمكن استخدام علامة الجمع (+) لإنشاء عناوين مختلفة مرتبطة بعنوان Gmail الأساسي. فمثلًا يمكن تخصيص عنوان للمشتريات. وآخر للاشتراكات أو الرسائل المتعلقة بالنادي الرياضي، ثم إنشاء فلاتر للتعامل مع كل مجموعة بصورة منفصلة.
13. فعل إشعارات سطح المكتب
لتجنب تفويت الرسائل المهمة، يمكن تشغيل إشعارات سطح المكتب من إعدادات Gmail. مع إمكانية اختيار تلقي إشعارات لجميع الرسائل الجديدة أو الرسائل المصنفة على أنها مهمة فقط.
14. استخدم النجمة للرسائل المهمة
تعد النجمة من أسرع الطرق لتمييز رسالة تحتاج إلى العودة إليها لاحقًا. وبمجرد الضغط على رمز النجمة بجوار الرسالة، يمكن الوصول إلى جميع الرسائل المميزة من قسم «مميزة بنجمة».
15. استفد من خاصية التأجيل
إذا وصلت رسالة في وقت غير مناسب، يمكنك استخدام خيار «التأجيل» لإخفائها مؤقتًا من صندوق الوارد، ثم تحديد موعد ظهورها مجددًا. وتساعد هذه الخاصية على تحويل الرسائل التي تحتاج إلى متابعة لاحقة إلى تذكيرات منظمة، بدلًا من تركها وسط الرسائل الأخرى.
تنظيم Gmail يقلل فوضى البريد
لا يقتصر تنظيم صندوق الوارد على المظهر المرتب، بل يساعد أيضًا على الوصول إلى الرسائل المهمة بسرعة. وتقليل الوقت الذي يهدر في البحث داخل البريد الإلكتروني. ومن خلال الجمع بين الفئات والتصنيفات والفلاتر والأرشفة والتأجيل. يمكن تحويل صندوق Gmail المزدحم إلى مساحة أكثر وضوحًا وسهولة في الإدارة.