في عصر التطور السريع يتميز بالمرور الخاطف للوقت وفي مثل هذه الأحداث والأيام المكتظة بالشؤون والخطط، لا يمكننا في كثير من الأحيان إدراك حتى نصف ما تم التخطيط له. وهنا تأتي أكثر الطرق نجاعة كيفية استخدام الوقت بشكل صحيح باستخدام مصفوفة أيزنهاور.
نحن نعيش حياتنا بشكل يعتمد مباشرةً على الطريقة التي نقضي بها الوقت وعلى ماذا نقضيه. وأولئك الذين يسعون إلى القدرة تحقيق الإنجازات يتعلمون إدارة وقتهم بفعالية.
تولى الجنرال والسياسي الأمريكي الشهير “دوايت ديفيد أيزنهاور” ، الذي كان أيضًا رئيس الولايات المتحدة، البحث بجدية عن حل لمشكلة تخطيط الأعمال، وتمكن من إيجاد حل لإدارة الوقت، ومبدأ توزيع القضايا الذي تقوم عليه مصفوفة أيزنهاور يتمثل فيما يلي:
- الربع أ : قرارات مهمة ومستعجلة.
- الربع ب : قرارات مهمة ولكنها ليست مستعجلة.
- الربع ج : قرارات غير مهمة ولكنها مستعجلة.
- الربع د : قرارات غير مهمة وغير مستعجلة.
مزايا مصفوفة أيزنهاور
في الغالب اسم “المصفوفة”، هو ما يدفع الناس للنظر إليها كشيء معقد، لكن في حقيقة الأمر هو سهل الفهم والتطبيق. حيث إن الحالات والأهداف مقسمة إلى 4 فئات فقط، وهذا يساعد على الترتيب بشكل أفضل وأبسط.
يتيح توزيع المهام وفقًا لمعياري الاستعجال والأهمية تحليل الحالات وتصفيتها فتدفع الأمور غير العاجلة وغير المهمة إلى الخلف، وبالمقابل إعطاء الأولوية للمسائل المهمة والعاجلة.
عيوب هذا النظام
تقتصر فعالية المصفوفة داخل إطار الشؤون الجارية أو تلك المحسوبة للمستقبل القريب ولا تنفع في التخطيط طويل الأجل. فلا داعي لتطبيقه عندما لا تكون هناك أهداف يومية.
من الضروري فهم أي من القرارات تخصص في درجة “المهم”، وأي منها ليس مهمًا جدًا، وأيها يجب إكماله بشكل “عاجل” وأيها اختياري ويستغرق التعود عليها وقتًا.
خصائص الأرباع
يمكن تصنيف قائمة مهام صغيرة في الربع أ والربع ج تحتوي على هذه النوعية من الأولويات:
- مشكلات صحية.
- القرارات التي يؤدي فشلها إلى تفاقم المشكلات، وسوء نوعية الحياة، وتهديد رفاهية الأسرة والعمل.
- الحالات التي يؤدي فشلها إلى تعقيد مسار تحقيق الأهداف الرئيسية بشكل كبير.
- الخروج من حالات الطوارئ والأزمات المختلفة.
ومع ذلك، إذا وجدت الكثير من النقاط فابذل كل ما في وسعك للتخلص منها، ويمكن تفويض إنجازها إلى أحد الأشخاص الموثوق بهم لتخفيف عبء مشاغل الحياة من على عاتقك. وتمت ملاحظة أن الأشخاص الذين يفضلون حل المشكلات المبكرة هم الأكثر نجاحًا وازدهارًا من الناحية المالي، ويصعدون السلم الوظيفي بشكل أسرع.
بينما تنتمي المهام غير العاجلة في الربع ب إلى فئة المهام الواعدة ذات الأولوية. ويمكن أن تشمل هذه المجموعة جميع الأهداف والمهام المرتبطة مباشرةً بالعمل الرئيسي. كتخطيط العمل والمهام التعليمية والرياضية، وتمكن من تبني أساليب تحقق الراحة الجسدية والمعنوية مثل:
- قراءة الأدب بأنواعه.
- زيارات للمعارض والمسارح والمتاحف.
- ألعاب تطوير الذكاء.
- دروس في المسبح، صالة الألعاب الرياضية، رحلات إلى حلبات التزلج، رحلات خارج المدينة، السفر، وما إلى ذلك.
علاوة على ذلك، يرافق ذلك محاولات تقليل مقدار الوقت الذي يقضى على أنشطة “فارغة” قدر الإمكان وأصغر الأشياء وأقلها أهمية ويمكن ترتيب ما يراد التخلي عنه في الربع د.
الانضباط هو أساس النجاح
إن شريحة الأفراد الذين يميلون للتأجيل وتكديس المهام نجدهم في زوبعة لا نهاية لها، ويقضون معظم وقتهم في ما هو فارغ ولا جدوى منه. ويبدو عليهم التعب والإرهاق والإنهاك باستمرار، مع نوع من الضياع والضغط والانزعاج كذلك القلق.
ولبلوغ النتائج المعاكسة لهذه الشريحة يجب تبني أسلوب ونمط مخالف ومنظم، مع لزوم الانضباط، وإتقان التنظيم الذاتي. والالتزام بخطط وجداول واضحة، والأهم الوعي بماهية الهدف المراد تحقيقه.