إذا كنت تواجه صعوبة في إنجاز مهام وظيفتك فألق نظرة حولك واسأل نفسك ما إذا كانت مساحة عملك في حالة من الفوضى أو غير مُرضية بصريًا الحقيقة العملية. تؤكد أن وجود مكتب غير منظم يمكن أن يؤثر بالسلب في مستوى تركيزك ومعالجتك للمعلومات.
ولحسن الحظ فإن تنظيم مكتبك والحفاظ عليه ليس بالمهمة المستعصية التي قد تبدو للوهلة الأولى. وطالما أنك على استعداد لتكون دقيقًا وثابتًا؛ فإن الحفاظ على مكتبك منظمًا هو في الواقع أمر بسيط جدًا. والأهم من ذلك، أنه يستحق ذلك على المدى الطويل.
ابدأ بهذه النصائح السهلة للحفاظ على مكتبك منظمًا ستستمتع بمساحة مادية أكبر وعقل أكثر وضوحًا وإنتاجية أكبر في لمح البصر.
إنشاء مساحة شخصية
هناك أشياء تحضرها إلى العمل كل يوم وتحتاج إلى الذهاب إلى مكان ما. ومع ذلك فبدلًا من إلقاء محفظتك أو هاتفك أو مفاتيحك على مكتبك، لتعترض طريقك طوال اليوم؛ ما عليك إلا تحديد منطقة معينة لتلك الأشياء الضرورية، لكن غالبًا ما تروج للفوضى. والأفضل من ذلك كلما كان ذلك ممكنًا. ابق هاتفك بعيدًا عن الأنظار وستقلل من مقدار الإلهاء الذي تواجهه على مكتبك.
الأشياء التي تستخدمها بالقرب من يدك المسيطرة
عند تنظيم مكتبك، تأكد من وضع الأشياء المهمة في الأماكن التي يمكنك الوصول إليها على مكتبك. علبة مشابك الورق، أو مجموعة ملصقاتك الملونة إلى الأدراج.
ضع المستندات المهمة والأقلام والكمبيوتر الدفتري وجدول أعمالك على مكتبك وفي متناول اليد لتسهيل العثور عليها. الأشياء التي نادرًا ما تستخدمها يمكن تخزينها أو وضعها بعيدًا.
تطهير مكتبك
تخلص من الفوضى الفارغة، اجمع كل عنصر ليس في المكان الذي ينتمي إليه وضعه في مكانه. تخلص من كل ما لا تحتاجه أو تريده.
راجع كل عنصر في مكتبك وانظر حولك واسأل نفسك: ما الذي لم تستخدمه منذ فترة؟ خذ منطقة واحدة في كل مرة. إذا لم ينجح الأمر، فأرسله للإصلاح أو دعه.
إذا لم تكن قد استخدمته منذ شهور ولا يمكنك التفكير في الوقت الذي ستحتاج إليه بالفعل، فسيتم التخلص منه.
احتفظ بالأشياء التي تستخدمها، وارم الأشياء التي لا تريدها. ينطبق هذا أيضًا على الأثاث والمعدات والإمدادات وما إلى ذلك. لا تنس النباتات (الحقيقية أو الاصطناعية) والديكورات، إذا كانت مغطاة بالغبار وجعلت مكتبك يبدو رثًا.
حافظ على بريدك الإلكتروني منظمًا
حافظ على صندوق الوارد الخاص بك نظيفًا ومنظمًا، إذا لم تكن بحاجة إلى بريد إلكتروني، فما عليك سوى حذفه.
اختر عدة مرات خلال اليوم لفرز رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها وحذفها مرة واحدة. وحافظ على صندوق الوارد الخاص بك تحت المراقبة ولا تدع البريد الإلكتروني الزائد يتحكم في حياتك.
ستساعدك بيئة العمل الأنيقة والنظيفة على الحصول على عقل أكثر وضوحًا. العقل الأكثر وضوحًا سيؤدي إلى مزيد من الإنتاجية في العمل.
إنهاء المهام في أسرع وقت ممكن
إحدى القواعد لتجنب التسويف هي أنه إذا استغرق شيء ما أقل من دقيقتين فقط أنجزه في الحال. وبالمثل، إذا استغرق شيء ما في العمل أقل من 15 دقيقة، أنجز المشروع في أقرب وقت ممكن، حتى تتمكن من تقديمه وإبعاده، عقليًا وجسديًا. كلما انتهيت من مهمة ما بشكل أسرع، توقفت عن تشتيت انتباهك.
مسح المكتب يوميًا
إحدى العادات الرائعة هي مسح مساحة العمل الخاصة بك قبل أن تذهب. ففي خضم المعركة التي هي يوم العمل اليومي، ستخرج الأمور من مكانها.
هنا ورقة مهملة وكوب مقلوب هناك في نهاية كل يوم ما عليك سوى التنظيف، خذ الوقت الكافي لمسح مكتبك قبل الخروج. سيؤدي القيام بذلك إلى إبعاد أي شيء تركته على سطح المكتب، ما يعني أنك ستأتي إلى العمل كل صباح بمكتب نظيف وبداية جديدة.
خذ خطوة صغيرة
ليس عليك إنهاء تنظيم مكتبك في نفس اليوم، يمكنك البدء برمي الأشياء التي لا تحتاجها اليوم وغدًا. يمكنك الاستمرار في فرز المستندات. سيكون من الأفضل إذا قمت بتنظيف مكتبك بشكل روتيني بدلًا من ترك الأوراق والقمامة تتكدس عليه.
احصل على سلة المهملات
ضع سلة مهملات بجوار مكتبك أو أسفله. سلة المهملات هذه هي أفضل صديق لك. بمجرد أن يأتي شيء لا تحتاج إليه عبر مكتبك، ارمه.
كلما تراكمت الفوضى لفترة أطول،اعتدت عليها وزادت احتمالية تركها تدور إلى أجل غير مسمى. وللحصول على نتائج أفضل، احصل على القليل من علبة إعادة التدوير أيضًا حتى تتمكن على الفور من التخلص من المستندات التي لم تعد بحاجة إليها أيضًا. واستفد من كلاهما جيدًا لتقليل الفوضى إلى الحد الأدنى.
يمكنك استخدام هذه الأفكار التنظيمية للبقاء مركزًا ومنتجًا وتجنب المكتب والعقل المزدحم. ناهيك عن أن تنظيم مكتبك يؤثر في قدرتك على المساهمة في العمل. بيئة العمل الخاصة بك لها تأثير تدريجي على مشاريعك ومهامك وتعاون فريقك. وعندما تكون خاليًا من الفوضى.
التخلص من المشتتات لصنع شيء جديد أو العمل على الفكرة الكبيرة التالية أو بناء شيء رائع. يمكن أن يكون تنظيف مكتبك أفضل شيء تفعله على الإطلاق. سواء كنت طالبًا أو إداريًا، استخدم هذه النصائح لرفع مستوى كفاءتك.