أصبحت مساحات العمل المشتركة خيارًا شائعًا أمام الشركات وأصحاب الأعمال والمهنيين من مختلف المجالات، لما توفره من بيئة مرنة تجمع بين متطلبات العمل وفرص التواصل والتعاون. ومع زيادة الإقبال على هذه المساحات، تبرز أهمية الالتزام بمجموعة من قواعد السلوك التي تضمن راحة جميع المستخدمين وتحافظ على بيئة مهنية تساعد على التركيز والإنتاجية.
ورغم اختلاف طبيعة كل مساحة عمل مشتركة، فإن معظم قواعد الإتيكيت تقوم على مبدأ بسيط: عامل الآخرين بالطريقة التي تحب أن يعاملوك بها، واترك المكان كما تحب أن تجده.
1. ابدأ يومك بالتحية
قد تبدو تحية زملاء العمل خطوة بسيطة، لكنها تلعب دورًا مهمًا في خلق أجواء ودية داخل المكان. ولا يعني ذلك ضرورة الدخول في أحاديث طويلة مع كل شخص. وإنما يكفي إلقاء التحية عند الوصول أو مقابلة الآخرين.
وتساعد هذه العادة على بناء علاقات إيجابية بين أعضاء مساحة العمل، خاصة أن هذه الأماكن تجمع أشخاصًا من خلفيات. ومجالات مهنية مختلفة. وقد تكون التحية البسيطة بداية لتعارف مهني أو تعاون مستقبلي.
2. احترم خصوصية الآخرين
من أهم قواعد التعامل داخل مساحات العمل المشتركة إدراك أن وجود الآخرين في المكان لا يعني أنهم متاحون للحديث أو التعاون طوال الوقت.
فقد يكون أحد الأشخاص منشغلًا بإنجاز مهمة تحتاج إلى تركيز كامل، ولذلك يفضل تجنب مقاطعته أو الدخول في حديث جانبي معه أثناء العمل. كما يمكن تخصيص أوقات التواصل الاجتماعي للمناطق المخصصة للاستراحة أو الفعاليات التي تنظمها مساحة العمل.
كما يظل احترام المساحة الشخصية ووقت الآخرين جزءًا أساسيًا من الحفاظ على بيئة مهنية مريحة للجميع.
3. استخدم المساحات والمرافق بشكل مسؤول
تتطلب المساحات المشتركة قدرًا كبيرًا من مراعاة الآخرين، سواء عند استخدام المكاتب أو غرف الاجتماعات أو المرافق العامة.
ومن المهم عدم شغل مكتب مخصص لشخص آخر أو التمدد بأغراض شخصية داخل مساحة عمل الآخرين. وينطبق الأمر نفسه على المرافق المشتركة، مثل الطابعات وغرف الاجتماعات وكبائن الهاتف وآلات القهوة.
ويفضل عدم احتكار أي مرفق لفترة أطول من الحاجة، حتى يتمكن جميع الأعضاء من الاستفادة منه. وفي حال حدوث مشكلة، مثل تعطل الطابعة أو نفاد الأوراق. من الأفضل إبلاغ المسؤولين في المكان بدلًا من ترك المشكلة دون معالجة.
4. حافظ على مستوى منخفض من الضوضاء
وبحسب “wework” يحتاج معظم الأشخاص إلى الهدوء والتركيز لإنجاز مهامهم بكفاءة. ولذلك فإن التحكم في مستوى الضوضاء من أهم قواعد الإتيكيت داخل مكاتب العمل المشتركة.
ويفضل إجراء الأحاديث الشخصية أو المطولة في مناطق الاستراحة. بينما يمكن استخدام كبائن الهاتف للمكالمات التي تحتاج إلى خصوصية، وغرف الاجتماعات للمؤتمرات والمناقشات الجماعية.
أما بالنسبة إلى الاستماع للموسيقى أو البودكاست أثناء العمل، فمن الأفضل استخدام سماعات الرأس للحفاظ على هدوء المكان وعدم إزعاج الآخرين.
5. التزم بمواعيد الحجز والاستخدام
تختلف ساعات العمل من مساحة مشتركة إلى أخرى، لذلك من الضروري معرفة مواعيد الدخول والخروج والالتزام بها. خاصة في الأماكن التي تعمل وفق جدول زمني محدد. كما ينبغي الالتزام بمدة حجز غرف الاجتماعات أو المكاتب وعدم تجاوز الوقت المحدد. حتى لا يتسبب ذلك في تعطيل جدول شخص آخر.
وفي حال عدم الحاجة إلى حجز سابق، يفضل إلغاؤه في أقرب وقت ممكن، ما يتيح الفرصة لشخص آخر للاستفادة منه.
6. حافظ على نظافة وترتيب المكان
لا يقتصر احترام مساحة العمل على الحفاظ على الهدوء، وإنما يشمل أيضًا الاهتمام بالنظافة والترتيب. لذلك، يجب تجنب ترك أكواب القهوة والأوراق والأدوات الشخصية على المكاتب. أو في المناطق المشتركة بعد الانتهاء من استخدامها.
كما ينطبق الأمر نفسه على المطابخ والحمامات وغرف الاجتماعات وغيرها من المرافق. ورغم وجود عمال نظافة في معظم مساحات العمل المشتركة. فإن مسؤولية كل مستخدم تبدأ بترك المكان مرتبًا ونظيفًا كما وجده.
كما يمكن تنظيف وتعقيم المكتب بعد استخدامه، خاصة عندما يكون المكتب متاحًا لأكثر من شخص خلال اليوم.
7. ابقَ في المنزل عند المرض
تعد مراعاة صحة الآخرين من أهم قواعد السلوك داخل أي بيئة عمل مشتركة. لذلك، إذا ظهرت أعراض مرض معدٍ. فمن الأفضل تجنب الذهاب إلى مساحة العمل والبقاء في المنزل حتى تتحسن الحالة.
ولا يقتصر الأمر على الأمراض التنفسية المعروفة، إذ إن وجود شخص مصاب داخل مساحة مغلقة قد يعرض الآخرين للعدوى ويؤثر في صحتهم وقدرتهم على العمل.
بيئة أفضل تبدأ بسلوك بسيط
في النهاية، لا تحتاج قواعد الإتيكيت في مساحات العمل المشتركة إلى تعقيد. فمعظمها يعتمد على احترام الآخرين، ومراعاة خصوصيتهم، والحفاظ على نظافة المكان وهدوئه.
والالتزام بهذه القواعد لا يضمن فقط بيئة أكثر راحة وإنتاجية، بل يساعد أيضًا على بناء علاقات مهنية إيجابية. ويفتح المجال أمام تبادل الأفكار والتعاون، دون أن يتحول وجود الآخرين في المكان إلى مصدر إزعاج أو تشتيت.