فن الإتيكيت.. بروتوكول تنظيم حفلات الاستقبال
توفر حفلاتُ الاستقبالِ الكثير من الوقت، فبدلاً من استقبال الضيوف كل يوم، والارتباط بالعديد من المواعيد، يتمُّ تحديد موعد محدد لاستقبالهم، وتنظيم الحفل يكون على حسب عدد الضيوف، ونوع المناسبة، والمناسبات التي تُنظم لها حفلات استقبال: استقبال مولود جديد، توديع عزوبيَّة، تهنئة العروس، تخرُّج في الجامعة، عيد وطني. ولتوضيح برتوكولات هذه الاحتفالات، والفرق بينها وبين الاحتفالات العامَّة، تقدم ندى الضحيان؛ المستشار التدريبي في فن الإتيكيت والبرتوكول؛ بروتوكول تنظيم حفل استقبال.
برتوكول "المضيف":
• تحديد اليوم، والوقت، والزي المناسب للاستقبال في بطاقة الدعوة للضيوف، ويتم إرسال الدعوة قبل الموعد بأسبوع.
• على المضيف استقبال ضيوفه بنفسه بمظهر لائق، في الوقت المحدد، وعدم إلقاء مهمَّة الاستقبال على المساعدين، وإكرامهم بأفضل تكريم.
• لك الاختيار في استقبال الضيوف في منزل، أو في صالات كبيرة أو صغيرة مخصَّصة للاحتفالات، أو جناح مستشفى، أو في مطعم مختص بتنظيم حفلات الاستقبال.
• استقبال التهاني والهدايا، مع تقديم الشكر والامتنان للمُهدي، وإيصاله إلى مكان جلوسه.
• عليك إذا كانت الدعوة بأعداد قليلة فتح الهديَّة أمام صاحبها، وإبداء إعجابك بها، أمَّا إذا كانت الدعوة بأعداد كبيرة يُفضَّل عدم فتحها، والاكتفاء بالشكر والثناء.
• أمَّا بالنسبة لتقديم الضيافة، هناك قاعدة في الإتيكيت تقول: إنَّ المدَّة المحدَّدة للحفل هي مَن تقرِّر ماذا علينا أنْ نقدِّم، فإذا كانت أكثر من ساعتين سنقدِّم ضيافة السلطات والمقبِّلات والأطباق الرئيسة، وإذا كانت أقلَّ من ساعتين سنقدِّم ضيافة بسيطة تحتوي القليل من الحلويَّات، والمخبوزات، والعصائر.
• أمَّا الطريقة المتَّبعة في حفلات الاستقبال، إمَّا نظام البوفيه المفتوح Open buffet المحدد بوقت معيَّن، ويكون ترتيب الأصناف فيها، الأطباق الباردة أولاً، ثم الساخنة، ثم طبق الشيف، أو نظام الكوفي بريك Coffee Break متاحًا للضيوف طوال الوقت، ويكون ترتيب الأصناف فيه الحلويات أولاً، يليها الموالح.
• بإمكان عمل هدايا بسيطة جدًّا تخصُّ المناسبة، توزَّع على الضيوف في نهاية الاحتفال كنوع من التقدير والذكرى.
• وأخيرًا، كما أحسنت الاستقبال، يجب في نهاية الاحتفال مراعاة حسن توديع الضيوف، وشكرهم على تلبية الدعوة والحضور.
برتوكول "الضيف":
• على الضيف الردّ على الدعوة قبل اليوم المحدد بـ ٤٨ ساعة لتأكيد حضوره.
• على الضيف الالتزام بالوصول في الوقت المحدد، كذلك على المُهدي أنْ ينتبَّه جيدًا عند اختيار الهديَّة المقدَّمة، على أنْ تكون مناسبة جدًّا لنوع الدعوة المدعو إليها.
• يجب تقديم الهدية باليد اليسرى، وإلقاء السلام باليد اليمنى، ويفضَّل ألاَّ تكون الهدية حلويات، أو أي صنف آخر من الأطعمة؛ لأنَّ المضيف حتمًا سيكون مستعدًّا بذلك مسبقًا.
